(目的)

第1条　この規程は、文書事務の管理について基本的な事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な実施を図ることを目的とする。

(事務処理の原則)

第2条　事務の処理は、原則として文書によって行うものとする。

(文書記述の原則)

第3条　文書を作成する場合は、常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)に基づき、平易、簡素かつ明確に表現するよう努めなければならない。

(秘密保持の原則)

第4条　秘密を要する文書(以下「秘密文書」という。)は、特に細心の注意をもって取り扱い、関係者以外の目に触れる箇所に放置してはならない。

(用語の意義)

第5条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(総務課長)

第6条　総務課長は、文書の管理に関する事務を総括する。

(主管課長の職務)

第7条　主管課長は、常に課内における文書事務が正確かつ迅速に取り扱われるよう努めなければならない。

(文書取扱担当者)

第8条　各課(これに準ずるものを含む。以下同じ。)に文書取扱担当者を置く。

(文書の収受及び登録)

第9条　組合に送達された文書(ファクシミリにより受信した文書を含む)は、総務課総務係(以下「総務係」という。)において収受の事務を行う。

(普通文書の収受)

第10条　普通文書を収受したときは、総務係で開封のうえ、文書処理カード(様式第2号)の上欄余白に別表第1ひな型1に基づく収受印に番号を付し、文書整理簿(様式第1号。以下「収受簿」という。)に必要事項を記載して各課の文書取扱担当者に配付しなければならない。ただし、定例又は軽易と認めたものは、記載を省略することができる。

(特殊文書の収受)

第11条　親展郵送物及び書留は、特殊文書収受簿(様式第3号)に必要事項を記載のうえ宛名人に配付し、受領印を受けなければならない。

(到着時刻の記載)

第12条　訴願、訴訟、異議申立等、個人又は団体の権利義務に関係あるもので、その受理の時刻が権利の得失、又は変更に関係ある文書は、その余白に取扱者が収受の時刻を記入し、押印しなければならない。

(収受の際の事故文書等の処理)

第13条　郵便料金の未納又は不足の郵便物は、総務課長が必要と認めるものに限り、その未納又は不足料金を支払って収受することができる。

(法令番号)

第14条　条例、規則及び訓令等の法令形式並びに公告の文書には「最上広域市町村圏事務組合」の文字を冠し、その種類ごとに法令番号簿(様式第4号)により暦年による番号を付けること。

(文書の配付)

第15条　収受した文書は、総務係が配付する。

(配付を受けた文書の処理)

第16条　文書取扱担当者は、配付を受けた文書を主管課長に回付しなければならない。ただし、重要又は異例な文書があるときは、ただちに理事長の閲覧に供し、処理について指示を受けなければならない。

(文書処理の指示)

第17条　主管課長は、文書処理カード(様式第2号)に次の各号に掲げる指示事項を記載のうえ、文書取扱担当者に回付しなければならない。

(配付文書の事故処理)

第18条　主管課長は、配付を受けた文書で当該課の主管事項でない文書の回付を受けたときは、すみやかに総務課に返付しなければならない。

(文書の起案)

第19条　伺い又は報告等の文書(以下「起案文書」という。)は、次の各号に掲げる要領により作成するものとする。ただし、収入若しくは支払等経理に関するもの又はこれらに準ずるものは、この限りでない。

(決裁)

第20条　決裁は、最上広域市町村圏事務組合事務決裁規程(昭和56年訓令第1号)に基づき行うものとする。

(決裁期日の記入等)

第21条　決裁済みの文書にあっては、主管課において、それぞれの文書取扱担当者が、速やかに決裁期日を記入しなければならない。

(起案文書の登録)

第22条　起案者は、起案文書について、課内及び合議課の承認を受けて文書取扱担当者に回付しなければならない。

(法令等の合議)

第23条　起案文書で次の各号に掲げる事項を内容とするものは、総務課長に合議しなければならない。

(発送者名)

第24条　すべての文書は、原則として理事長名をもって発送する。ただし、軽易な事項及び庁内の往復文書並びにこれに類するものは、課長名を用いることができる。

(公印の押印)

第25条　決裁文書で発送を要するものには、最上広域市町村圏事務組合公印規程(昭和46年訓令第3号)に定める手続きに従い押印しなければならない。

(発送番号)

第26条　文書取扱担当者は、発送番号を記入しなければならない。ただし、内容が軽易と認められるものについては、番号を省略し「号外」として施行することができる。

(発送)

第27条　文書の発送は、郵送により総務係が行う。ただし、使送、直接発送又はファクシミリによるものは、この限りでない。

(郵送)

第28条　発送を必要とする文書の起案課等はその文書を、宛名を記入した所定の封筒に封入し、又は発送に必要な包装をし、総務係に回付しなければならない。

(文書の保管)

第29条　処理の完結した文書は、その処理の完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算して1年間、主管課においてキャビネット等に整理保管しなければならない。

(文書保管・保存の指導)

第30条　総務課長は、文書の保管・保存状況について必要な調査を行い、その結果に基づいて主管課長等に対し、必要な指導をすることができる。

(文書保存年限)

第31条　文書の保存年限は、別表第2に基づく文書の保存年限基準表によるものとする。ただし、特に必要があると認めたときは、総務課長の承認を得て保存年限を変更することができる。

(文書の編集)

第32条　簿冊の厚さは、約6センチメートルとし背表紙(様式第10号)を付けること。ただし、1冊にしがたいときは、分冊することができる。

(保存文書の引継ぎ)

第33条　各課において保管期間を経過した文書で、保存を必要とするものにあっては、5月末日まで総務課長に引継がなければならない。ただし、常時使用する等特別の理由により、引き続いて主管課において保管する必要のある文書については、総務課長の承認を得て、主管課において保管することができる。

(文書の保存)

第34条　総務課長は、前条の規定により引継ぎを受けたときは、編集の適否等について審査し、適当と認めたものについては、年度別、保存期間及び課別に整理し、書庫に保存しなければならない。この場合、審査の結果不適当なものがあるときは、主管課長等に対し、その修正又は補完を求めることができる。

(保存文書の貸出)

第35条　総務課保存中の文書を借用する場合は、保存文書貸出簿(様式第12号)に所要事項を記入のうえ総務課長に申し出なければならない。

(転貸の禁止)

第36条　貸出しを受けた文書は、転貸してはならない。

(紛失等の届出)

第37条　貸出しを受けた文書について、汚損・紛失その他の事故が生じたときは、貸出しを受けた者は、直ちにその旨を総務課長に届けなければならない。

(文書の廃棄)

第38条　総務課長は、毎年保存年限の満了した文書を調査し、廃棄文書目録(様式第13号)を作成し、理事長の決裁を得て廃棄しなければならない。